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如何執行大型活動的現場管理呢?

發布時間:2019-07-12


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  一家好的活動公司,不是他的道具如何齊全,也不是他的方案有多么完美,更多是在于他對現場是否有很好的管控能力。而成都活動執行公司提出以下幾點,幫助大家更好的掌控活動現場。

  首先,我們先分析下活動過程中最容易出現的問題:

  A)活動現場分工不明確導致管理混亂;

  B)活動前期準備不足造成的現場事物的漏缺;

  C)對現場突發事件的處理缺乏一定的準備和技巧因此在執行活動之前您首先必須做好以下3件事:

  1、角色劃分角色劃分的目的就是為了使分工明確,易于操作。所以角色的劃分是角色管理的前提,也是操作活動現場工作的重要基礎。角色劃分,不僅要注意角色的獨立性,還要注意角色內所含工作的系統性和聯系性。

  ①活動的組織方:主要包括活動的主辦方、承辦方、協辦方等參與活動整體策劃和運作的單位和個人。不管是在程序上,還是事件的實際處理過程中,活動的組織各方都需要很緊密的合作與聯系,對于他們的管理和協調非常重要。

  ②場館方:主要是指場地的所有者或管理者。他們在整個活動的進程中充分扮演著活動實際操作過程中的把關和配合角色。

  ③演員/主持/選手方:這方面主要包括參與活動的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發言人等活動的表現主體人員。這種稱謂主要是為了有別于活動主體人員,因為很多時候的活動主體人員主要是觀眾,但是觀眾這一塊必須單獨管理。

  ④舞臺/燈光/音響制作方:主要包括舞臺的搭建、燈光的安裝、音響的調試等幾個方面的工作人員。⑤嘉賓/觀眾方:主要包括到場的領導、嘉賓、評委、觀眾等幾方面的人員。參與嘉賓人數多的時候,必須要分開管理。

  ⑥媒體記者方:主要包括活動邀請的媒體和主動前來采訪的媒體。因為每次活動都會產生一定的社會效應,而且很多公關活動的最終目的就是增加宣傳力度、擴大影響力,媒體的參與對于整個活動的效益評估具有很大的參考價值。總之,在角色的劃分上應該充分考慮到具體活動的實際情況,根據實際情況來決定劃分的具體內容才能取到事半功倍的效果。

  2、工作職能角色劃分之后,不同角色中管理人員的職責又主要表現為以下幾點:

  ①監督和控制各種角色參與人員的到場和準備情況。例如舞臺燈光音響是否已經安裝和調試完畢,為領導嘉賓準備的筆、紙、水、名牌等是否齊備,演員是否到齊,媒體記者是否已安排妥當等;

  ②負責各角色人員之間的信息溝通。參與活動的各個方面都需要互相配合,各角色管理人員應當及時傳達他們之間的信息和各種配合要求;

  ③負責解決各角色群體提出的各種要求和出現的各種問題;

  ④及時向項目負責人報告工作進展情況;

  ⑤現場出現的其他相關事務。

  3、角色管理在籌備期的運用在活動籌備期的工作安排,以及擬定工作計劃的時候,我們往往以事件為核心來安排工作,這種管理方式雖然具有很強的目的性和針對性,能夠有很強的實用性,但是,如果在活動籌備期適當的運用角色管理,那么在項目的執行過程中會更加“如虎添翼”,而對于活動現場的管理也會顯得更加得心應手、游刃有余。

  在籌備期的角色管理仍以活動現場角色劃分為基礎。即把活動現場的角色管理任務加以延伸至活動的籌備前期,以各類參與角色為線索,分別展開與之相關的籌備工作,并安排專人負責跟進整個籌備進程,并且承擔活動現場的同一方面的工作。由于一般活動從籌備開始到活動的現場實施都有一個很長的階段,人員變化比較頻繁,所以人員安排“從一而終”并不容易,但是盡管如此,我們在實際操作中還應該盡量讓人員“從一而終”。從而進一步保證活動的進程速度和效率。

  由于大型活動現場的參與人員數量大、事物繁雜,管控現場,保證活動順利、高質量完成,對于活動執行者而言卻是極大的挑戰。為了提高活動實施階段的管理效率,成都活動公司提示大家,不僅僅要做好以上3件事,并且應該實施程序化的管理。程序化管理是一種科學的管理意識,只有程序化實施,才能有標準化、科學化管理。

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